Инструкция, как правильно заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

Сегодня в распоряжении любой фирмы хранится обширная информация, позволяющая идентифицировать человека. Это личные параметры сотрудников, контакты клиентов и прочее. Если вас ещё нет в реестре операторов персональных данных, стоит об этом позаботиться.

Совершенно неважно, крупная у вас организация с многочисленным штатом работников, банком анкет или же небольшая фирма. Вы, как и остальные государственные, муниципальные учреждения, юридические и физические лица, обрабатывающие личную информацию граждан, подчиняетесь закону РФ №152-ФЗ «О персональных данных». Назвался оператором – веди себя соответствующе. Ст. 22 Закона обязывает вас до начала обработки информации уведомлять Роскомнадзор о своём намерении. Если же вы не торопитесь попасть в реестр, вас ждут административные взыскания вплоть до штрафов.

Скрыть содержание

• Кем оформляется?
• Вид документа
• Где его заполнить?
• Содержание
• Основные правила заполнения
• Полезное видео

Кем оформляется?

Документ, как правило, заполняется сотрудником, в профессиональную компетенцию которого включена организация обработки такой информации.

После отправки электронной формы уведомления создайте печатную версию документа. И с подписью руководителя отправьте по почте. Ваше уведомление не добавят в реестр, пока Роскомнадзор не увидит его на бумаге!

Уже через две – три недели на официальном сайте ведомства можно проверить, имеются ли ваши сведения в общем списке.

Вид документа

Уведомление представляет собой документ на бумажном носителе и в электронном виде. Документ оформляется на бланке оператора и заверяется уполномоченным лицом. Для его заполнения разработаны единые правила.

Где его заполнить?

Электронная форма бланка содержится на Портале Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций: http://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/.

Бланк представляет собой Приложение к методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки персональных данных и о внесении изменений в ранее представленные сведения, утвержденные приказом Роскомнадзора от 30 мая 2017 г. №94.

Содержание

В уведомлении сообщаются:

• полные и достоверные сведения об операторе;
• цель и правовое основание для работы с личным материалом;
• перечень предполагаемых сведений о физических лицах;
• действий с полученной информацией;
• категории субъектов;
• ответственный за организацию обработки персональных данных;
• сведения об обеспечении безопасности;
• дата начала обработки собранной информации;
• срок или условие её прекращения;
• контакты человека, являющегося исполнителем уведомления.

Основные правила заполнения

Заполнить бланк информационного письма в Роскомнадзор не составит особого труда: для этого создан единый образец.

При составлении письма следует учесть:

1. Так, перечисляя категории полученных сведений, подлежащих обработке, необходимо сообщать персональные, биометрические и специальные сведения.

   К специальным относятся:

   • расовая и национальная принадлежности;
   • политические взгляды;
   • религиозные и философские убеждения;
   • состояние здоровья;
   • об интимной жизни.
2. Под видами субъектов подразумеваются, например, работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (оператором).
3. В графе «Правовое основание» указывайте не только соответствующие статьи Федерального закона, но и источники иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки данных.
4. «Перечень действий» – это общее описание используемых оператором способов обработки. К ним относятся неавтоматизированная, автоматизированная или смешанная обработка материала.
5. Также в документе обозначается не только конкретная дата начала любого действия, совершаемого с личной информацией, но и сами мероприятия. Это сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных.

• Скачать бланк формы уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
• Скачать образец формы уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

Подробнее о нюансах заполнения уведомления читайте тут.

Даже в общих для всех правилах существуют исключения. Исходя из той же 22-й статьи Закона, подавать уведомление не требуется если:

• Обработка информации производится без компьютера и электронных баз данных.
  Обработка информации описана в Постановлении Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
• Вы собираете необходимые сведения, для заключения трудового и коллективного договоров.
• Оформляете договор с физическим лицом и не собираетесь делиться его контактами с кем-либо.
• Вы – общественное объединение или религиозная организация (опять же, если не раскрываете и не распространяете информацию без согласия человека на это).
• Анкета физлица уже находится в общем доступе.
• Требуются только фамилия, имя и отчество.
• Нужен одноразовый пропуск на территорию вашего предприятия.
• Обрабатываете материал, содержащийся в государственных автоматизированных информационных системах (п. 7 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• Вы – транспортная компания и нацелены при сборе информации на безопасную деятельность вашей инфраструктуры.

Как видите, информационное письмо включает обширные сведения о деятельности вашей организации. В то же время в штате любого учреждения неизбежны изменения. Наше законодательство учло и этот момент.

В этой ситуации специалисты ведомства советуют, как можно раньше внести поправки и следить за актуальностью информации о компании в реестре операторов.

Если организация прежде не сталкивалась с подобными запросами, внимание со стороны надзорного аппарата власти может насторожить и даже внушить опасения различного характера. Поэтому стараются «отмолчаться» по принципу: чем меньше о нас знают, тем лучше. Но излишняя «скромность» как раз и приведет к нежелательным последствиям.

Здесь нет никакой волокиты. Не стоит бояться и внезапных проверок. На практике такого не происходит, если вы не нарушаете закон. Также совершенно беспочвенны опасения финансовых затрат со стороны оператора. Лучше один раз правильно заполнить информационное письмо.

• Скачать бланк информационного письма о внесении изменений в сведения в реестр операторов
• Скачать образец информационного письма о внесении изменений в сведения в реестр операторов

Полезное видео

Предлагаем посмотреть видео о заполнении формы уведомления о персональных данных в Роскомнадзор:

https://youtu.be/SHJ7UttWWnI