Пошаговая инструкция по оформлению согласия сотрудников на обработку персональных данных
При приеме соискателя на работу, любому работодателю необходимо выполнять свои обязательства по трудовому, налоговому и бухгалтерскому законодательству. В том числе оперируя уникальными сведениями о новом сотруднике, доступ к которым он получает при заключении с ним трудового договора.
Работодатель в данном случае является «оператором персональных данных», который должен не только выполнить «обработку персональных данных», но и обеспечить сохранность и неразглашение этих сведений. Для этого составляется специальный документ «Согласие на обработку персональных данных».
Скрыть содержание
- Кем составляется?
- Кто заполняет?
- Содержание
- Правила
- Пошаговая инструкция
- Заключение
Кем составляется?
Заключая трудовой договор, каждый работодатель получает доступ к сведениям, относящимся к уникальным. Эти сведения содержатся в следующих документах:
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- свидетельство ИНН;
- страховое свидетельство;
- документы об образовании;
- водительское удостоверение или документы на машину (при необходимости);
- медицинская справка о прохождении медицинского осмотра.
Персональные данные – это любая информация, которая относится к определенному или определяемому на основании этой информации лицу.
Таким образом, получая доступ к этой информации и согласно правилам, установленным ФЗ от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», соблюдать защиту персональной информации о сотрудниках обязаны все организации, в которых есть хотя бы один работник.
Внимание! Согласие на обработку составляется сотрудником отдела кадров при приеме соискателя на работу.Кто заполняет?
А вот заполняется согласие исключительно соискателем. Ведь именно его персональные сведения предстоит хранить работодателю и использовать только в служебных целях. Такое заявление подается как в письменном, так и в электронном виде, заверенное электронной подписью.
Содержание
Согласие в письменной форме гражданина РФ на обработку его персональных данных должно включать:
- фамилию, имя, отчество субъекта;
- адрес регистрации субъекта;
- номер основного документа удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- цель обработки;
- перечень личных данных;
- срок, в течение которого действует документ;
- перечень действий с персональными сведениями, на совершение которых дается согласие;
- способ отзыва документа (если иное не установлено законом);
- дата заполнения согласия;
- подпись субъекта.
Важно! На основании ч. 2 ст.9 152-ФЗ работник имеет право отозвать свое согласие.Такое заявление пишется в свободной форме. В нем необходимо потребовать прекратить сбор, обработку, использование и хранение сведений и уничтожить всю информацию о подчиненном. Можно сослаться на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22. Такое заявление должно быть удовлетворено не позже, чем через месяц после подачи. Правда в этом случае работодатель имеет право прекратить действие трудового договора с этим работником.
Правила
Согласие пишется в произвольной форме или по заранее распечатанному шаблону, который разработан отелом кадров организации. Заявление должно содержать следующие разделы:
- наименование организации-работодателя и сведения о руководителе;
- где и когда составлен документ;
- установочные данные работника (ФИО, данные паспорта и адрес места жительства).
Далее в основной части подробно указывается:
- какой именно уникальной информации касается документ;
- в каких целях собирается и хранится информация и что именно с ней можно делать;
- срок его действия и возможность отзыва сотрудником.
Обязательно ставится отметка о том, что данные даются сотрудником добровольно и документ написан без принуждения.
Пошаговая инструкция
Заполнение заявления начинается с верхней левой части. В этом месте указывается должность руководителя и наименование компании, а также личные данные руководителя, на имя которого подается документ. Чуть ниже, посередине листа указывается наименование заявления.
Ниже, соискатель от своего имени расшифровывает свою фамилию, имя и отчество. Здесь же указывается полный адрес регистрации, сведения документа, удостоверяющего личность. В них должны войти серия и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ.
В следующей строке должна быть указана ссылка на федеральный закон «О защите персональных данных». Он регулирует порядок защиты сведений сотрудника и определяет его основные права в этой сфере.
Внимание! После ссылки на закон сотрудник дает разрешение на обработку. При этом в обязательном порядке должны быть указаны наименование и адрес субъекта, который обязуется хранить и использовать сведения сугубо в служебных целях.Здесь же указывается цель обработки (например, для перечисления заработной платы на карту). Можно указать на какие именно данные дается согласие на обработку. Лучше перечислить их в виде перечня.
Ниже указывается срок, в течение которого согласие будет действительно. Еще ниже обязательно указывается строка, предусматривающая возможность отзыва работником этого документа. В самом низу страницы сотрудник указывает дату составления документа, подпись и свою должность (в случае, если это не соискатель).
- Скачать бланк согласия сотрудника на обработку его персональных данных
- Скачать образец согласия сотрудника на обработку его персональных данных
Согласие на обработку ПД может понадобится и для учащегося. На нашем сайте вы ознакомитесь, как правильно родители должны составлять документ. Также вы узнаете, с какого года обязательно брать согласие на использование персональных данных.Заключение
Такой документ, как “Согласие на обработку персональных данных” дается соискателем в первую очередь для того, чтобы защитить его личную информацию.
В случае если работодатель допускает разглашение личных сведений о своих сотрудниках третьим лицам без предварительного одобрения, предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность. На должностное лицо может быть наложено наказание в виде штрафа, выплаты компенсации пострадавшему лицу, так и лишение свободы сроком до 5 лет.